Användare
För att du ska komma in på SQL Server krävs att du är behörig. Din behörighet är en kombination av en identitetskod och ett lösenord. När du fått tillträde till databasen avgör din behörighet vilka rättigheter du har i systemet.
Rättigheterna kan innebära att du får läsa, skriva, ändra och lägga till i hela databasen alternativt utföra vissa operationer i delar av databasen. Det går att skräddarsy rättigheter för varje användare.

Kopiering
Många system kräver att det tas ur drift medan säkerhetskopiering pågår. Därför genomför man ofta säkerhetskopiering nattetid. Det blir emellertid allt vanligare att man kan kopiera systemet samtidigt som användarna arbetar i dem. SQL Server tillhör denna kategori.
Säkerhetskopiering innebär att servern tar en exakt kopia av databasen vid ett särskilt tillfälle. Servern håller via transaktionsloggen reda på vilka transaktioner som startar medan kopiering pågår. Servern kopierar bara avslutade transaktioner. Även transaktionsloggen går att säkerhetskopiera.

Återskapande av databaser
Om hårdiskarna av någon anledning förstörs, återskapar man databaserna genom att lägga in den senaste säkerhetskopieringen av dessa och motsvarande transaktionslogg. Därför är det oerhört viktigt att kopian är så färsk som möjligt, i princip handlar det för många företag att säkerhetskopiera varje dag.

Vid strömavbrott kan SQL Server i vissa fall automatiskt återskapa databasen. När strömmen återkommer, startar servern återläggningen. Den lägger bara tillbaka avslutade transaktioner, dom oavslutade rensas bort ur systemet.

Administration
Systemadministratören har ett viktigt verktyg till sin hjälp, nämligen datakatalogen. Denna katalog innehåller allt som är väsentligt att veta om databasens uppbyggnad och funktion. Där kan man hitta information om lagrade procedurer, numeriska och alfabetiska fält, användare och deras behörighet, systemets konfiguration m.m.